Si queremos conocer un poco más de las actividades que desempeña una asistente virtual debemos retroceder en el tiempo y entender de dónde viene este concepto.
En el Renacimiento comenzó a popularizarse la figura del “secretarius”, una persona que se encargaba de administrar de forma secreta los negocios de un noble o un poderoso. En el siglo XIX se configuró como una figura estable que se encargaba de gestionar la correspondencia y otro tipo de apoyos a personas poderosas.
A lo largo del tiempo el concepto de “secretario (a)” se ha ido especializando y profesionalizando hasta hoy en día, sin embargo continúa siendo un cargo donde se enmarcan los puestos menos concretos en los cuales, generalmente, se adicionan actividades conforme se vayan requiriendo. Actualmente, sobre todo a nivel empresarial, el cargo de “secretario (a)” ha sido reemplazado por el de “asistente” o “auxiliar”, un concepto que pretende dar más especificidad a las actividades que se realizan desde ese cargo.
Tal vez te preguntarás que tiene que ver una secretaria, asistente o auxiliar con una Asistente Virtual? Puedo decirte que la asistente virtual es una especialización de la figura del “secretarius” del Renacimiento. Y es que con la evolución que han tenido en los últimos años los negocios online se hace necesario una persona que, de igual manera, ofrezca sus servicios secretariales de manera virtual.
Por lo tanto una Asistente Virtual es una persona que se ha especializado en ofrecer apoyo y gestionar las tareas rutinarias de un emprendedor online o un negocio online, normalmente desde la comodidad de su casa o cualquier lugar donde cuente con las herramientas necesarias para ejecutar su labor. Claro está, que una asistente virtual no sólo puede ofrecer sus servicios en el mundo virtual, también puede hacerlo a emprendedores o negocios que tienen un espacio físico donde ejercen su actividad comercial y que por motivos económicos o de gusto prefieren tener una asistente que trabaje de manera virtual para ellos.
Habilidades inconmutables de una Asistente Virtual
Hay algunas habilidades inconmutables que una asistente virtual debe desarrollar o preservar, estás habilidades te permitirán ser catalogada como profesional, evitar disgustos a futuro y desarrollar tu gestión de una manera impecable.
- Confidencialidad: La primera y más importante habilidad que debes respetar, desarrollar o preservar, si ya cuentas con ella. Una vez comienzas a trabajar como Asistente Virtual estás obligada a cumplir con el secreto profesional, que no es más que una obligación legal que tienen algunas profesiones, algunas más que otras. Sin embargo, al tener acceso a información como cuentas de correo, direcciones, estados financieros, contraseñas, entre otros, se hace de obligatorio cumplimiento el secreto profesional o confidencialidad de la información.
- Comunicación asertiva: Tan importante como la confidencialidad es la comunicación asertiva, sin la cual no podríamos entablar una relación exitosa y de confianza con nuestro cliente. La comunicación asertiva tiene que ver con la forma de expresión consciente, congruente, directa y equilibrada que permite comunicar nuestros sentimientos e ideas y/o defender nuestros derechos sin herir o perjudicar, así como recibir los comentarios o sugerencias sin tomarlos como ataques de tipo personal y gestionarlos de manera inteligente.
- Orden: Una de las habilidades que debemos desarrollar con mayor ahínco es la organización, ya que de ella depende la optimización de nuestro tiempo y el servicio óptimo a varias cuentas de negocios. Una característica del trabajo virtual es la posibilidad de tener varias cuentas o clientes, cada uno de ellos con sus particularidades y gestiones específicas; y de la organización que tengamos de nuestro tiempo, documentos, archivos, aplicaciones… dependerá el éxito y los ingresos que podremos captar con nuestro trabajo como Asistente Virtual.
- Redacción y buena ortografía: Tal vez no se te había ocurrido pensar en que la redacción y la ortografía fueran habilidades que debieran desarrollarse para este trabajo, pues déjame decirte que una asistente virtual que tiene “horrores” de ortografía, que no sabe cómo expresar de manera escrita las ideas de su cliente, o necesita utilizar mucho tiempo pensando en la redacción de un correo o un artículo que le fue encomendado, no tiene un futuro muy prometedor. Primero porque para una Asistente Virtual el tiempo es oro y segundo porque nuestros clientes quieren descargar en nuestros hombros actividades que son rutinarias y aburridas para ellos y no podemos faltar a su confianza. Somos la imagen de nuestro cliente.
Y qué hace una Asistente Virtual?
Son muchas las actividades que puede realizar una asistente virtual, piensa en cuantas acciones pueden ejecutarse en una empresa, por ejemplo, que vende perfumes por internet… las tienes? Vamos a ver en cuántas coincidimos.
- Publicación de productos: Iniciamos la cadena de esta tienda de perfumes con una de las primeras gestiones que puede realizar una asistente virtual. Tu cliente puede entregarte la información general de cada producto y pedirte que publiques en su página y con el formato que maneja la tienda, cada uno de los perfumes de temporada. Pero no solamente puedes publicar en la página de tu cliente, esta publicación debe hacerse extensiva a las diferentes redes sociales.
- Administración de la tienda: En ocasiones tu cliente puede pedirte que hagas un resumen una o dos veces al día de los pedidos recibidos y los envíes a su departamento de despachos, además de que gestiones la facturación para sus clientes, verifiques el stock de los productos en la tienda o actualices precios o descripciones.
- Publicidad: El tema de publicidad es uno de los más amplios, y posiblemente complejos, que puede ejecutar una asistente virtual; va desde el diseño de boletines o post en redes sociales hasta la creación y diseño de campañas publicitarias. Esta es una materia que requiere una buena preparación y formación para alcanzar los objetivos planteados por nuestro cliente.
- Gestión administrativa: El área administrativa es también un componente muy amplio de la asistencia virtual, no solo se trata de encargarse de las bandejas de correo de nuestros clientes sino que puede pasar por el manejo de documentos contables, administración de agendas, inventarios, redacción de documentos, facturación y hasta contacto con proveedores. Para gestionar adecuadamente esta área debes tener una formación básica administrativa que te dé las herramientas necesarias para ejecutar correctamente tu gestión.
- Servicio al cliente: Tan importante como las anteriores actividades, el servicio al cliente es uno de esos aspectos que seguramente deberás administrar por tu cliente y es muy importante que tengas una excelente habilidad comunicativa, mucha empatía y una gran capacidad para la resolución de conflictos. Recuerda que eres la imagen de tu cliente y un mal servicio al cliente puede significar el fracaso de su emprendimiento.
Como puedes ver he reunido en cinco enunciados la mayor cantidad de actividades que puedes desarrollar como asistente virtual, sin embargo las que he nombrado no son las únicas, es probable que tu cliente requiera descargar en ti una actividad administrativa, publicitaria, de servicio al cliente o contable específica de su negocio. Por esta razón debes estar formada adecuadamente para hacer frente a la diversidad de requerimientos de tus futuros clientes.
Y aunque es importante que tu cliente te dé una inducción y te explique amplia y claramente la manera como maneja su negocio, también es importante que tu tengas la formación necesaria para entender sus indicaciones y ejecutar tu trabajo de manera autónoma y sin tener que estar recurriendo a tu el a cada momento. Piensa que tu cliente quiere delegar actividades y dedicarse a hacer crecer su negocio, no a formar una asistente para que le apoye.
Comparte conmigo tus impresiones de este post, cuéntame si te gustaría ser asistente virtual y por qué la asistencia virtual es tu trabajo ideal.
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